Document sur support papier ou sur support électronique transféré de la responsabilité de son créateur à celle de la gestion documentaire, elle-même responsabilité collective de l'organisation.
L'expression désigne tout document produit ou reçu qui, en raison de sa valeur, est enregistré ou inscrit dans une série rattachée au calendrier de conservation, de sorte que sa conservation dépendra de la responsabilité collective de l'organisation. Cette expression tente de traduire la notion américaine de record.