On appelle «métadonnées» des éléments d'informations qui servent à identifier, localiser et décrire des données telles que celles qui sont contenues dans un document. Elles doivent être sauvegardées en association avec les données d'un formulaire au moment de son enregistrement car elles sont importantes pour attester de la valeur probante du document.

Renseignements à propos de données qui permettent leur utilisation pertinente, décrivant le contenu ou d'autres aspects d'un document, mais ne faisant pas partie de celui-ci, même s'ils en sont souvent extraits en partie (exemples : auteur, titre).