Pour des fins de lisibilité, on désigne par «personne», toute personne physique en tant qu'être humain ou individu qui remplit un formulaire sans égard au rôle qu'il joue dans la société. Cependant, la personne peut avoir à mentionner son métier, sa fonction, son ordre professionnel et d'autres qualificatifs relatifs à son organisation dans un formulaire pour lequel ces données importeraient. Dans certains cas, il peut arriver que l'usager du formulaire ne soit pas la même personne que celle qui remplit le formulaire. Il peut donc s'avérer important d'établir une distinction entre les deux.