Il ne s'agit que d'une partie de la gestion de l'information, celle qui concerne les unités discrètes que constituent les documents. Le principal moyen employé sont les méta données qui permettent l'inter fonctionnalité dans les étapes successives du cycle de vie du document, en prenant appui sur la description ou la référence externe du document. L'objet de la gestion des documents consiste à assembler ou à ordonner arranger ce qui autrement est dispersé, à permettre le repérage des documents et leur accès au plus grand nombre possible. Il faut à cette fin intégrer un éventail d'outils reliés aux documents, y compris l'imagétique, les formulaires électroniques, les recueils de documents, etc. La forme de gestion la plus courante consiste en procédures d'enregistrement d'entrée (check-in) lors de la sauvegarde d'un nouveau document ou d'une nouvelle version et en procédures d'enregistrement de sortie (check-out) pour signaler qu'un document est en révision.